Richtlinien, Anweisungen und Nachweise erstellen, freigeben und aktuell halten – im Managementsystem.
SafetyEasy ersetzt Word, SharePoint und E-Mail als Arbeitsumgebung für gelenkte Dokumente. Verfahrensanweisungen, Richtlinien, Betriebsanweisungen und Nachweise entstehen direkt in SafetyEasy und durchlaufen dort Prüfung, Freigabe und Versionierung. Jeder sieht nur die freigegebene, aktuelle Fassung.
Entwickelt und betrieben von der BLUVIT GmbH. IT-Sicherheits-Spezialist für den deutschen Mittelstand aus Lohfelden bei Kassel.
Wer Dokumente per E-Mail freigibt, verliert die Kontrolle über Versionen.
Herkömmliche Programme
Wie es heute meist läuft
Mit SafetyEasy
Wie es in SafetyEasy funktioniert
Dokumente werden in Word geschrieben und als PDF auf SharePoint oder einem Netzlaufwerk abgelegt.
Dokumente entstehen direkt im SafetyEasy-Editor und verlassen das System nie als unkontrollierte Datei.
Freigaben laufen per E-Mail, oft mit Anhang und ohne nachvollziehbaren Zeitstempel.
Freigaben durchlaufen einen definierten Workflow mit Prüfer, Freigeber und Zeitstempel im System.
Es gibt mehrere Versionen einer Datei: final.pdf, final_v2.pdf, final_v2_GF-freigabe.pdf.
Es gibt genau eine freigegebene Version. Frühere Versionen sind archiviert und abrufbar, aber nicht in Umlauf.
Mitarbeitende wissen nicht, ob die Version am Drucker noch gilt.
Jeder sieht ausschließlich die aktuell freigegebene Fassung. Ältere Versionen sind gesperrt.
Wenn ein Dokument aktualisiert wird, erfährt es kaum jemand.
Änderungen werden an betroffene Personen kommuniziert. Ein Lesebestätigungsprozess ist möglich.
Beim Audit muss mühsam zusammengesucht werden, was gilt.
Alle freigegebenen Dokumente mit Versionsnummer, Freigabedatum und Normreferenz stehen auditfähig bereit.
Was mit einem Dokument passiert, von Anfang bis Ende
Ein gelenktes Dokument hat mehr Lebensstationen als seinen Inhalt. SafetyEasy bildet alle davon ab, ohne dass zusätzliche Tools, E-Mail-Anhänge oder Ordnerstrukturen erforderlich sind.
Schritt 1
Entwurf im Browser schreiben
Sie öffnen ein neues Dokument, wählen einen Typ (Richtlinie, Verfahrensanweisung, Betriebsanweisung, Formular oder andere) und schreiben den Inhalt direkt im integrierten Editor. Vorlagen für Managementsysteme stehen bereit. Das Dokument wird automatisch gespeichert.
NEUES DOKUMENT
Name
Freigabe BA
Norm
ISO 45001 · 7.5
Schritt 2
Prüfer zuweisen und Feedback einarbeiten
Sie weisen einen oder mehrere Fachprüfer zu. Diese erhalten eine Aufgabe, können Kommentare hinterlegen und den Entwurf freigeben oder zur Überarbeitung zurückgeben. Der gesamte Abstimmungsprozess findet im System statt.
PRÜFSTATUS
Schritt 3
Digitale Freigabe durch berechtigte Person
Nach bestandener Fachprüfung wird das Dokument zur Freigabe vorgelegt. Die freigebende Person bestätigt im System. Mit der Freigabe wird eine neue Hauptversion angelegt.
Schritt 4
Aktuelle Version steht allen bereit
Das freigegebene Dokument ist für die zugewiesenen Rollen und Standorte sichtbar. Mitarbeitende sehen nur diese eine gültige Fassung. Eine Lesebestätigung kann eingefordert werden.
VERÖFFENTLICHT
Status
Freigegeben – v1.0
Nächste Prüfung
31.12.2025
Empfänger
34 Personen · 3 Rollen
Lesebestätigung
12 / 18 bestätigt
Schritt 5
Automatische Erinnerung vor Ablauf
28 Tage vor dem festgelegten Review-Datum erhält der Dokumentverantwortliche eine Aufgabe. So bleibt kein Dokument unbemerkt veraltet.
Schritt 6
Neue Version erstellen, alte bleibt archiviert
Änderungen werden als neue Nebenversion oder nach Freigabe als neue Hauptversion angelegt. Die frühere Version bleibt archiviert und ist mit Datum und Freigabe nachvollziehbar abrufbar.
VERSIONSHISTORIE
Version
Datum
Status-Chip
v2.0
01.03.2025
Aktuell
v1.1
14.09.2024
Archiviert
v1.0
02.01.2024
Archiviert
Schritt 7
Dokument wird zurückgezogen
Wenn ein Dokument nicht mehr gilt, wird es außer Kraft gesetzt. Es verschwindet aus dem aktiven Bestand, bleibt aber im Archiv mit vollständiger Versionshistorie erhalten.
DOKUMENTSTATUS
Dokument
BA-Lagersicherheit
Status
Außer Kraft
Seit
15.04.2025
Archiv
v1.0 – v2.1 einsehbar
Was SafetyEasy für gelenkte Dokumente bietet
SafetyEasy unterscheidet zwischen zwei Arten von Dokumenten: selbst erstellten und extern hinzugefügten. Beide werden als gelenkte Dokumente behandelt und durchlaufen denselben Freigabe- und Versionierungsprozess.
Kernfunktion
Dokumente direkt im Browser erstellen und bearbeiten
Struktur, Tabellen und Formatierung direkt im Managementsystem – ohne externe Software. Dokumente verlassen das System nicht als unkontrollierte Datei.
Freigabe
Mehrstufiger Freigabeworkflow
Erstellung, Fachprüfung und Freigabe in getrennten Rollen. Kein Schritt wird übersprungen.
Vorlagen
Vorlagen für Managementsysteme
Vorlagen für Richtlinien, Verfahrensanweisungen, Politiken und Formulare.
Import
Externe Dokumente einbinden
Externe Dokumente (PDF, DOCX, Scan) ablegen und als gelenkte Dokumente führen. Die OCR-Erkennung liest die Datei aus und schlägt Stammdatenwerte vor.
Versionierung
Versionierung und Änderungsverlauf
Nebenversion bei Änderung, Hauptversion bei Freigabe. Alle Versionen bleiben archiviert.
Zugriff
Nur eine gültige Version
Mitarbeitende sehen ausschließlich die aktuelle, freigegebene Fassung.
Erinnerung
Review-Erinnerung vor Ablauf
28 Tage vor dem Review-Datum erhält der Verantwortliche automatisch eine Aufgabe.
Export
Export als DOCX und PDF
Freigegebene Versionen als DOCX oder PDF herunterladen – für Auditoren, Partner oder den Aushang.
Wer damit arbeitet und wann es den Unterschied macht.
Verfahrensanweisung nach Prozessänderung aktualisieren
Nach einer Änderung im Beschaffungsprozess muss die zugehörige Verfahrensanweisung angepasst werden.
Mit SafetyEasy
Das Dokument wird in SafetyEasy geöffnet und eine neue Entwurfsversion erstellt.
Die Anpassungen werden im Editor vorgenommen und ein Prüfer zugewiesen.
Nach Fachprüfung und Freigabe ist die neue Version sofort für alle sichtbar.
Die vorherige Fassung wird automatisch archiviert und bleibt mit Freigabedatum abrufbar.
Mitarbeitende sehen beim nächsten Öffnen automatisch die gültige Version.
Neue Betriebsanweisung für einen Gefahrstoff erstellen
Ein neuer Gefahrstoff wird eingeführt. Die Betriebsanweisung muss erstellt, freigegeben und bekannt gemacht werden.
Mit SafetyEasy
Die Betriebsanweisung wird mit der Gefahrstoff-Vorlage angelegt.
Normreferenz (GefStoffV) und verantwortliche Rolle werden zugeordnet.
Nach Freigabe wird das Dokument den betroffenen Mitarbeitenden und Standorten zugewiesen.
Betroffene Mitarbeitende bestätigen die Kenntnisnahme digital.
Das Dokument erscheint in der zugehörigen Gefährdungsbeurteilung als verknüpftes Dokument.
Jährliche Überarbeitung der Informations-sicherheitsrichtlinie
Die Richtlinie muss gemäß ISO/IEC 27001 jährlich überprüft und bei Bedarf aktualisiert werden.
Mit SafetyEasy
28 Tage vor Ablauf der Reviewfrist erscheint automatisch eine Aufgabe beim ISB.
Das Dokument wird geöffnet, inhaltlich geprüft und bei Bedarf überarbeitet.
Die Geschäftsführung gibt die aktualisierte Version direkt im System frei.
Die freigegebene Fassung ist sofort für alle ISMS-relevanten Mitarbeitenden sichtbar.
Die vollständige Versionshistorie mit allen Freigaben ist jederzeit abrufbar.
Audit-Vorbereitung in wenigen Minuten
Ein externer Audit steht an. Der Auditor erwartet einen aktuellen Dokumentenüberblick mit Freigabedaten und Normreferenzen.
Mit SafetyEasy
Alle Dokumente mit Version, Freigabedatum, Eigentümer und Normreferenz auf einen Blick.
Freigegebene Dokumente werden als PDF für den Auditor exportiert.
Jedes Dokument zeigt die vollständige Änderungs- und Freigabehistorie.
Kein Zusammensuchen aus Ordnern, E-Mail-Verläufen oder SharePoint-Versionen.
Dokumente entstehen nicht isoliert. Sie entstehen im Zusammenhang.
In SafetyEasy ist ein Dokument nicht nur eine Datei. Es ist mit den Prozessen, Rechtsanforderungen und Maßnahmen verbunden, für die es gilt. Das reduziert den Aufwand bei Änderungen und erhöht die Nachvollziehbarkeit im Audit.
Dokumente sind direkt am Prozessschritt hinterlegt
Wenn ein Prozess in SafetyEasy modelliert ist, lassen sich die zugehörigen Verfahrensanweisungen direkt am jeweiligen Schritt hinterlegen. Wer den Prozess öffnet, sieht die aktuell gültige Dokumentfassung.
Mehr zur Prozessmodellierung
Rechtsänderungen lösen direkt eine Dokumentenüberprüfung aus.
Wenn im Rechtsregister eine Rechtsänderung als relevant bewertet wird, kann das betroffene Dokument direkt geöffnet und angepasst werden. Der Handlungsbedarf bleibt sichtbar, bis die neue Version freigegeben ist.
Mehr zum Rechtsregister
Maßnahmen und Feststellungen können Dokumente auslösen.
Wenn eine Maßnahme aus einem Audit oder einer Gefährdungsbeurteilung ergibt, dass ein Dokument überarbeitet werden muss, lässt sich diese Aufgabe direkt im Closed-Loop-Bereich hinterlegen und verfolgen.
Mehr zum Closed-Loop
ELVI unterstützt beim Formulieren von Dokumenteninhalten.
ELVI kann Formulierungsvorschläge für Richtlinien, Anweisungen und andere Dokumente machen. ELVI ist darauf ausgelegt, diese Vorschläge auf freigegebene Dokumente Ihrer Organisation zu stützen. Jeder Vorschlag ist ein Entwurf, der durch berechtigte Personen geprüft und freigegeben wird.
Mehr zu ELVI
Prozesse gehören ins Managementsystem
SafetyEasy verbindet Prozessmodellierung, Dokumentenlenkung, Rechtsregister und Closed-Loop Compliance in einem geschlossenen System. Testen Sie SafetyEasy 7 Tage kostenlos oder sehen Sie sich die Preise an.
Keine Kreditkarte erforderlich.
Hosting in Deutschland.
BLUVIT GmbH nach ISO/IEC 27001 zertifiziert.