Prozesse verständlich darstellen und zentral verknüpfen
Statische Flussdiagramme in Visio oder PowerPoint bleiben im Unternehmensalltag oft isoliert und veralten schnell. SafetyEasy verbindet Ihre Prozessabläufe direkt mit Rollen, Verantwortlichkeiten, Risiken, Kontrollen, Dokumenten und Kennzahlen in einer zentralen Datenbasis.
Entwickelt und betrieben von der BLUVIT GmbH. IT-Sicherheits-Spezialist für den deutschen Mittelstand aus Lohfelden bei Kassel.
Prozessdarstellung im Qualitätsmanagement: Ein Vergleich
Situation im Alltag
Herkömmliche Programme
Wie es heute meist läuft
Mit SafetyEasy
Wie es in SafetyEasy funktioniert
Aspekt 1
Prozesse dokumentieren
Prozessdiagramme liegen in Visio, PowerPoint oder als PDF auf einem Netzlaufwerk.
Prozesse sind zentral in SafetyEasy hinterlegt, versioniert und für berechtigte Personen jederzeit abrufbar.
Aspekt 2
Zuständigkeiten klären
Wer verantwortlich ist, steht in einer separaten Excel-Tabelle oder diese existiert gar nicht.
Rollen und RACI-Zuordnungen sind fester Bestandteil des Prozessmodells, je Schritt hinterlegt.
Aspekt 3
Dokumente zuordnen
Zugehörige Dokumente sind verlinkt, existieren aber separat und werden nicht gelenkt.
Dokumente werden direkt im Prozesskontext erstellt, geprüft und freigegeben.
Aspekt 4
Risiken erfassen
Risiken stehen in einem anderen System oder einer Exceldatei.
Risiken und Kontrollen sind direkt am Prozessschritt erfasst und mit dem Risikoregister verknüpft.
Aspekt 5
Änderungen umsetzen
Prozessänderungen werden per E-Mail kommuniziert und manuell eingepflegt.
Änderungen durchlaufen einen definierten Freigabeworkflow. Betroffene Personen werden informiert.
Aspekt 6
Auditbereitschaft nachweisen
Für einen Audit muss der aktuelle Stand mühsam zusammengesucht werden.
Prozesssteckbrief, Versionshistorie und Freigabedokumentation stehen auditfähig zur Verfügung.
Was ein Prozess in SafetyEasy enthält.
In SafetyEasy ist ein Prozess kein statisches Bild. Jeder Prozessschritt kann mit den Informationen verbunden werden, die für seine Ausführung, Steuerung und Nachweisführung relevant sind.
Kernfunktion
Diagramm- und Tabellenansicht
Prozesse lassen sich visuell als Swimlane-Diagramm oder tabellarisch als strukturierte Schrittliste erfassen. Beide Ansichten arbeiten auf derselben Datenbasis, sodass kein Inhalt doppelt gepflegt werden muss.
Verantwortlichkeiten
Rollen und RACI
Jeder Prozessschritt erhält eine Rollenzuordnung nach RACI. Es ist klar ersichtlich, wer eine Aufgabe durchführt, wer rechenschaftspflichtig ist, wer konsultiert und wer informiert wird.
Dokumente
Verknüpfte Dokumente
Verfahrens- und Betriebsanweisungen direkt am Prozessschritt hinterlegt.
Risiken
Risiken und Kontrollen
Direkt am Prozessschritt erfasst und mit dem Risikoregister verknüpft.
Versionskontrolle
Freigabe und Versionierung
Prozessänderungen durchlaufen definierten Freigabeworkflow. Ältere Versionen bleiben archiviert.
Kennzahlen
KPIs und IT-Systeme
Prozesskennzahlen und verwendete Systeme direkt am Prozess.
Kennzahlen
Prozesssteckbrief
Zweck, Geltungsbereich, Eigentümer, Norm, Ein- und Ausgaben, Abgrenzung.
Von der ersten Skizze bis zum freigegebenen Prozess.
Prozessmodellierung in SafetyEasy folgt einem strukturierten Ablauf, der im Team funktioniert und direkt mit dem Rest des Managementsystems verbunden ist.
Schritt 1
Prozess anlegen
Namen vergeben, Managementsystem und Normreferenz zuordnen, Zweck und Geltungsbereich im Steckbrief definieren.
Neuer Prozess
Name
Freigabe BA
Norm
ISO 45001 · 7.5
Schritt 2
Ablauf modellieren
Prozessschritte visuell als Swimlane oder tabellarisch. Aufgabentyp, Rolle, Ein- und Ausgaben je Schritt.
Schritt 3
Rollen und Verantwortlichkeiten zuordnen
Rollen nach RACI je Schritt zuweisen. SafetyEasy erzeugt die RACI-Matrix automatisch.
RACI-Matrix
Schritt 4
Dokumente, Risiken und Kontrollen verknüpfen
Geltende Dokumente verbinden, Risiken hinterlegen, Kontrollen direkt am Schritt erfassen.
Verknüpfungen · Schritt 3
Schritt 5
Freigabe beantragen
Prozess durchläuft den Freigabeworkflow. Prüfer und Freigeber werden benachrichtigt und können Anmerkungen hinterlegen.
Schritt 6
Veröffentlichen und kommunizieren
Nach Freigabe wird der Prozess veröffentlicht. Betroffene werden informiert. Vorgängerversion bleibt archiviert.
Veröffentlicht
Status
Live · v3
Empfänger
148 Personen
Wer damit arbeitet und in welchen Situationen
Die folgenden Beispiele zeigen, wie SafetyEasy im Alltag von QHSE-Verantwortlichen, Qualitätsmanagern und Führungskräften eingesetzt wird.
Prozessanpassung nach einer Rechtsänderung
Eine geänderte Vorschrift erfordert eine Anpassung des Beschaffungsprozesses für Gefahrstoffe.
Mit SafetyEasy
Die Rechtsänderung wird im Rechtsregister als relevant markiert und dem Prozess zugeordnet.
Der betroffene Prozessschritt wird geöffnet und direkt angepasst.
Die geänderte Version durchläuft den Freigabeworkflow.
Die zugehörige Betriebsanweisung wird im Dokumenten-Editor aktualisiert und neu freigegeben.
Vorbereitung auf einen externen Audit
Ein Zertifizierungsaudit für ISO 9001 steht an. Der Auditor fragt nach dem aktuellen Stand der Kernprozesse und ihrer Verknüpfung mit Verantwortlichkeiten und Dokumenten.
Mit SafetyEasy
Alle Prozesse mit Steckbrief, RACI-Matrix und Freigabehistorie stehen zentral zur Verfügung.
Zugehörige Dokumente sind direkt am Prozess verknüpft und in aktueller Fassung abrufbar.
Der Export als PDF oder BPMN-Datei ist möglich.
Kein manuelles Zusammensuchen aus verschiedenen Ablagen oder Toolinstanzen.
Neue Kollegin übernimmt Verantwortungsbereiche
Eine Kollegin übernimmt einen neuen Bereich und muss schnell verstehen, welche Prozesse ihr gehören und was von ihr erwartet wird.
Mit SafetyEasy
Sie filtert die Prozessübersicht nach ihrer Rolle und sieht sofort alle relevanten Prozesse.
Je Prozess sieht sie ihren RACI-Status, die geltenden Dokumente und offene Maßnahmen.
Zugehörige Schulungsunterlagen und Betriebsanweisungen sind direkt verknüpft.
Es gibt keinen E-Mail-Austausch über Zuständigkeiten und keine Suche in Ordnerstrukturen.
Jährliche Managementbewertung nach ISO 45001
Im Rahmen der Managementbewertung soll nachgewiesen werden, dass Prozesse aktuell sind und Verantwortlichkeiten klar geregelt sind.
Mit SafetyEasy
Alle Prozesse mit Versionshistorie und Freigabedokumentation sind auditfähig verfügbar.
Der Prozesssteckbrief zeigt Normreferenz, Prozesseigentümer und Gültigkeitsdatum.
Änderungen sind nachvollziehbar dokumentiert.
Kein manuelles Zusammenstellen aus verschiedenen Speicherorten oder Systemen.
Prozesse sind der Ausgangspunkt, nicht das Endprodukt
In SafetyEasy steht ein Prozess nicht allein. Er ist mit den anderen Bereichen der Plattform verbunden, sodass Änderungen nicht manuell an mehreren Stellen nachgeführt werden müssen.
Rechtsänderungen landen direkt im betroffenen Prozess.
Wenn eine Rechtsänderung im Rechtsregister als relevant bewertet wird, kann der betroffene Prozess direkt aufgerufen und angepasst werden. Der Handlungsbedarf bleibt sichtbar, bis die Anpassung freigegeben ist.
Mehr zum Rechtsregister
Dokumente entstehen im Kontext des Prozesses.
Verfahrensanweisungen und andere gelenkte Dokumente werden nicht separat verwaltet, sondern direkt im Prozesskontext erstellt und freigegeben. Änderungen am Dokument sind dem zugehörigen Prozessschritt zugeordnet.
Mehr zur Dokumentenlenkung
Festgestellte Abweichungen landen am richtigen Prozessschritt.
Maßnahmen aus Audits, Gefährdungsbeurteilungen oder Feststellungen können direkt dem betroffenen Prozessschritt zugeordnet werden. So ist nachvollziehbar, wo im Ablauf ein Problem entstanden ist und ob die Maßnahme gewirkt hat.
Mehr zum Closed-Loop
ELVI unterstützt beim Formulieren und Strukturieren.
ELVI kann dabei helfen, Prozessschritte zu formulieren, Inhalte zu strukturieren und Entwürfe vorzubereiten. Jeder Vorschlag ist ein Entwurf, der durch berechtigte Personen geprüft und freigegeben wird.
Mehr zu ELVI
Prozesse gehören ins Managementsystem
SafetyEasy verbindet Prozessmodellierung, Dokumentenlenkung, Rechtsregister und Closed-Loop Compliance in einem geschlossenen System. Testen Sie SafetyEasy 7 Tage kostenlos oder sehen Sie sich die Preise an.
Keine Kreditkarte erforderlich.
Hosting in Deutschland.
BLUVIT GmbH nach ISO/IEC 27001 zertifiziert.