HSE, das nach dem Audit noch geordnet ist
Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanweisungen, Unterweisungen, Prüfungen und Meldungen laufen in einem System, das die Nachweise mitschreibt. Kein Excel, kein Aktenordner, keine Sucherei vor der Berufsgenossenschaft.
Diese drei Momente kennen Sie. Und keiner davon ist Ihre Schuld.
HSE-Manager im deutschen Mittelstand arbeiten oft allein, mit Systemen, die nicht zueinander passen. Was daraus im Alltag entsteht, ist immer wieder dasselbe.
GBU im Excel, Betriebsanweisungen im SharePoint, Unterweisungsnachweise im E-Mail-Ordner. Alles ist irgendwo, aber niemand sieht das Ganze.
Wer war da, wer hat unterschrieben, wer ist noch offen. Die Liste bleibt bei mir, bis ich sie manuell aktualisiere. Eine Fehlerquelle unter vielen.
Eine überarbeitete Betriebsanweisung liegt freigegeben im System. Ob sie tatsächlich vor Ort angekommen ist, weiß ich erst beim nächsten Rundgang.
Sieben Bereiche, ein Ablauf. Von der Vorbeugung bis zum Nachweis.
HSE ist kein einzelnes Thema, sondern eine Kette von Prozessen. SafetyEasy verbindet sie so, dass jeder Schritt den nächsten vorbereitet und die Nachweise nebenbei entstehen.
Zwei Szenarien, ein System. Prävention und Reaktion, beide sauber dokumentiert.
Zwei Alltagssituationen zeigen, wie die HSE-Suite arbeitet. Die eine plant vor, die andere reagiert. Beide erzeugen die Nachweise mit.
Was in jedem Bereich steckt. Ein Überblick, kein Handbuch.
Sieben Bereiche mit klarer Zuständigkeit. Jeder bringt seine eigenen Funktionen mit, alle greifen ineinander. Hier die wichtigsten Elemente pro Bereich.
Systematische Beurteilung nach STOP-Prinzip, mit Vorschlägen aus vergleichbaren Fällen.
- STOP-Systematik
- Versionierung und Freigabe
- Verknüpfung zu Betriebsanweisung
Aus GBU und Sicherheitsdatenblättern generiert, versioniert, an die Halle verteilt.
- Vorlagen und Bausteine
- Digitaler Freigabeprozess
- Aushang und Zugriff mobil
Rollen- und tätigkeitsbezogen zugewiesen, mit Nachweis und Erinnerungslogik.
- Automatische Zuteilung
- Digitale Bestätigung
- Fristenkalender
Wiederkehrende Prüfungen mit Fristenkalender und automatischen Erinnerungen.
- DGUV V3 und mehr
- Prüfnachweise digital
- Mängel als Maßnahme
Unfälle und Beinaheunfälle mobil erfassen, mit Foto, Standort und Vorgeschichte.
- QR-Code je Anlage
- Automatische Verknüpfung
Gefahrstoffverzeichnis mit Sicherheitsdatenblättern und aktueller Kennzeichnung.
- SDB-Import automatisch
- Standortbezogen
- Kennzeichnung nach GHS
Kennzahlen live, mit Filtern nach Standort, Bereich und Zeitraum.
- Rollenbasierte Sicht
- Exportierbare Berichte
- Managementbewertung
Die KI-Assistenz unterstützt in jedem der sieben Bereiche, mit Quellenbindung wo möglich und ohne autonome Entscheidungen.
Wie ELVI in HSE unterstütztWas die HSE-Suite abdeckt. Im rechtlichen Sinn.
Arbeitsschutz ist kein Optionalthema. Die HSE-Suite ist auf die zentralen deutschen und internationalen Regelwerke abgestimmt, die jeder Betrieb einhalten muss.
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Fragen zum HSE Management
Können wir unsere bestehenden Gefährdungsbeurteilungen aus Excel importieren?
Ja. Excel-basierte GBUs sind einer der häufigsten Ausgangspunkte. Wir übernehmen Ihre bestehenden Listen mit Tätigkeiten, Gefährdungen und Maßnahmen strukturiert in die HSE-Suite. Auch Betriebsanweisungen aus Word oder PDF, Unterweisungsnachweise aus SharePoint und Gefahrstoffverzeichnisse aus Ihrer Datenbank lassen sich in einem Migrationsprojekt überführen. Der typische Umstellungsaufwand liegt bei vier bis acht Wochen, abhängig vom Umfang.
Wir haben mehrere Standorte in Deutschland. Können wir die alle in einem System abbilden?
Ja. SafetyEasy ist standortfähig gebaut. Jeder Standort hat seine eigenen Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen, Prüfungen und Mitarbeiter, aber Sie sehen im Cockpit die Gesamtsituation über alle Standorte. Standortübergreifende Vorlagen können zentral gepflegt und pro Standort angepasst werden. Auslandsstandorte in EU-Ländern sind ebenfalls möglich, allerdings mit dem jeweiligen Landesrecht als eigene Regelbasis.
Wie fügt sich die HSE-Suite in unsere bestehende IT-Landschaft ein?
Über die Integrationsschnittstellen verbinden Sie SafetyEasy mit Ihrem HR-System, um Mitarbeiterprofile und Rollen automatisch zu übernehmen. Anmeldungen laufen über SSO mit OpenID Connect oder Microsoft Entra ID. Bei bestehendem ISMS oder QM-System teilen sich die Managementsysteme gemeinsame Stammdaten, sodass ein Vorfall im Arbeitsschutz nicht separat in der Informationssicherheit erfasst werden muss.
Wir haben nur einen HSE-Verantwortlichen für den ganzen Betrieb. Ist das System dafür geeignet?
Ja. Der typische SafetyEasy-Nutzer im Mittelstand ist ein einzelner HSE-Verantwortlicher, oft mit anderen Aufgaben nebenbei. SafetyEasy ist so gebaut, dass Routineaufgaben wie Unterweisungserinnerungen, Prüffristen und Freigabeworkflows automatisch laufen und der Nutzer den Fokus auf die inhaltliche Arbeit legen kann. ELVI unterstützt zusätzlich bei zeitraubenden Aufgaben wie dem Entwurf von Betriebsanweisungen.
Wir sind eine überbetriebliche sicherheitstechnische Betreuung mit mehreren Kunden. Können wir das System mandantenfähig nutzen?
Ja. Für externe Sifas, Sicherheitsingenieure und Beratungsfirmen bieten wir ein eigenes Modell mit strikter Datentrennung zwischen den Kundenmandanten. Sie verwalten mehrere Kunden über einen Zugang, jeder Kunde sieht nur seine eigenen Daten. Sprechen Sie uns dazu direkt an, wir haben für dieses Modell eigene Konditionen.
Wie geht die HSE-Suite mit personenbezogenen Daten um, und ist der Betriebsrat mitbestimmungspflichtig?
Die HSE-Suite verarbeitet personenbezogene Daten wie Unterweisungsnachweise, Meldungen und Zuordnungen zu Rollen. Der Betriebsrat hat bei der Einführung einer HSE-Software Mitbestimmungsrechte, insbesondere wenn Leistungs- oder Verhaltensdaten erfasst werden. Wir stellen dafür Unterlagen zur Verfügung, mit denen Sie den Betriebsrat fundiert einbinden können: technische Beschreibung, AVV nach Art. 28 DSGVO und eine Vorlage für die Betriebsvereinbarung.