Externe Partner in Compliance-Prozesse einbinden, ohne interne Systeme zu öffnen.
Das SafetyEasy Serviceportal ermöglicht es, Fremdfirmen, Lieferanten, Auditoren und weitere externe Beteiligte gezielt in definierte Vorgänge einzubinden. Externe sehen ausschließlich das, was für sie bestimmt ist. Alle Schritte, von der Einladung bis zum Nachweis, sind im System dokumentiert und auditfähig.
Compliance endet nicht an der Unternehmensgrenze. Die Koordination darf es auch nicht.
Situation im Alltag
Herkömmliche Programme
Wie es heute meist läuft
Mit SafetyEasy
Wie es in SafetyEasy funktioniert
Aspekt 1
Nachweis anfordern
E-Mail mit Bitte um Dokument, oft mehrfach nachgefragt, ohne Frist im System.
Ein Vorgang wird angelegt, die externe Person per Link eingeladen. Die Frist ist sichtbar und läuft.
Aspekt 2
Unterlagen empfangen
Dateianhang per E-Mail, unklar welche Version gilt und wer wann was geschickt hat.
Die externe Person lädt die Unterlage direkt in den Vorgang hoch. Zeitstempel und Version sind dokumentiert.
Aspekt 3
Intern prüfen
E-Mail weiterleiten, Antwort abwarten, kein gemeinsamer Prüfstatus.
Prüfer im System zugewiesen. Kommentar und Entscheidung sind am Vorgang hinterlegt.
Aspekt 4
Rückfragen klären
Erneute E-Mail, ggf. mit CC-Empfängern. Keine klare Zuordnung im Verlauf.
Rückfrage direkt im Vorgang. Die externe Person wird benachrichtigt und antwortet im Portal.
Aspekt 5
Nachweis dokumentieren
Im besten Fall eine Zeile in einer Excel-Liste abgehakt.
Vorgang wird abgeschlossen. Nachweis ist im System hinterlegt und für den Audit abrufbar.
Aspekt 6
Interne Inhalte schützen
SharePoint-Ordner mit unklaren Zugriffsrechten. Externe sehen manchmal zu viel.
Externe sehen ausschließlich den eigenen Vorgang. Interne Kommentare und Dokumente bleiben geschützt.
Was das Serviceportal konkret ermöglicht.
Eingeladene externe Personen sehen weder andere Vorgänge noch interne Bereiche. Der Zugang ist vorgangsbezogen und explizit freigegeben. Interne Kommentare, Dokumente und Fachinformationen bleiben vollständig geschützt.
Die Einladung wird aus dem laufenden Vorgang heraus versendet. Die externe Person erhält einen zugangsgesicherten Link und benötigt keinen vollständigen Systemzugang.
Externe laden Nachweise, Zertifikate und Dokumente direkt in den Vorgang hoch. Zeitstempel, Dateiname und einreichende Person werden automatisch dokumentiert.
Bei unvollständigen Unterlagen wird die Rückfrage direkt im Vorgang gestellt. Die externe Person wird benachrichtigt und ergänzt ohne erneute Einladung.
Die zuständige interne Person prüft die eingereichte Unterlage, hinterlegt Kommentare und schließt den Vorgang mit Freigabe oder Ablehnung ab.
Jeder Schritt wird mit Zeitstempel, beteiligter Person und Aktion protokolliert. Der vollständige Verlauf ist jederzeit einsehbar und auditfähig.
Für jeden Vorgang wird eine Frist hinterlegt. Offene Vorgänge ohne Reaktion der externen Person bleiben sichtbar und lassen sich eskalieren.
Abgeschlossene Vorgänge und eingereichte Unterlagen werden im System gespeichert und stehen für Audits, Managementbewertungen und Folgeprozesse zur Verfügung.
Was mit einem externen Vorgang in SafetyEasy passiert.
Im Serviceportal läuft die Zusammenarbeit mit externen Beteiligten nach einem definierten Ablauf. Jeder Schritt wird dokumentiert, jede Entscheidung ist nachvollziehbar.
Wer damit arbeitet und wann es den Unterschied macht.
Unterweisungsnachweise von einer Fremdfirma einfordern
Eine Fremdfirma soll auf dem Betriebsgelände arbeiten. Vor Arbeitsbeginn müssen Unterweisungsnachweise und Qualifikationen vorliegen.
Mit SafetyEasy
Ein Vorgang mit Frist und Liste der erforderlichen Nachweise wird angelegt.
Der Ansprechpartner der Fremdfirma erhält eine Einladung mit Link.
Die Fremdfirma lädt Unterweisungsnachweis und Qualifikationszertifikat hoch.
Der HSE-Manager prüft die Unterlagen und gibt den Vorgang frei.
Zeitstempel und Dateien im System. Keine E-Mail-Anhänge, kein Nachsuchen.
Lieferanten-Compliance nach NIS2 und ISO 27001 dokumentieren
Für einen kritischen IT-Dienstleister müssen AVV, Zertifizierungsnachweise und Sicherheitsangaben eingeholt werden.
Mit SafetyEasy
Die erforderlichen Unterlagen werden als Checkliste hinterlegt.
Der Dienstleister reicht AVV, ISO-27001-Zertifikat und Sicherheitsfragebogen ein.
Unvollständige Angaben werden direkt im Vorgang geklärt.
Nach Prüfung ist der Nachweis auditfähig dokumentiert.
Beim nächsten ISO-27001-Audit ist der Lieferantennachweis sofort verfügbar.
Prüfnachweise der Wartungsfirma nach jeder Begehung einfordern
Nach jeder Aufzugswartung muss der Prüfnachweis der Wartungsfirma vorliegen und dem Aufzug zugeordnet sein.
Mit SafetyEasy
Für jede Wartungsbegehung wird ein Vorgang angelegt und der Wartungsfirma zugeordnet.
Die Wartungsfirma lädt das Prüfprotokoll direkt in den Vorgang hoch.
Der Aufzugsbeauftragte prüft und schließt den Vorgang ab.
Der Nachweis ist der Anlage zugeordnet und steht bei der nächsten ZÜS-Prüfung bereit.
Externe Auditmitwirkung vorbereiten und begleiten
Für einen internen Audit werden externe Fachexperten einbezogen. Sie benötigen vorab Unterlagen und müssen Ergebnisse einreichen.
Mit SafetyEasy
Der externe Auditor wird über das Serviceportal für den Vorgang eingeladen.
Auditunterlagen werden im Vorgang hinterlegt und sind abrufbar.
Feststellungen des Auditors werden direkt im Vorgang eingereicht.
Alle anderen Vorgänge und interne Bereiche bleiben unsichtbar.
Der vollständige Auditprozess ist protokolliert und auditfähig.
Externe werden Teil des Prozesses, nicht Teil des internen Systems.
Das Serviceportal steht nicht allein. Es verbindet externe Beteiligte mit dem Compliance-Prozess in SafetyEasy, ohne ihnen Zugang zu internen Bereichen zu gewähren.
Eingehende Nachweise schließen den Compliance-Kreis.
Wenn ein Nachweis über das Serviceportal eingereicht und freigegeben wurde, kann der zugehörige Maßnahmenvorgang im Closed-Loop-System direkt abgeschlossen werden. Der Kreislauf von Anforderung bis Nachweis ist vollständig geschlossen.
Mehr zum Closed-Loop
Externe erhalten gelenkte Dokumente über das Portal.
Wenn Externe Informationen oder Vorgaben benötigen, zum Beispiel Sicherheitsanweisungen oder Verhaltensregeln für Fremdfirmen, können freigegebene Dokumente aus dem Dokumenten-Editor direkt im Vorgang bereitgestellt werden.
Mehr zur Dokumentenlenkung
Externe Zulieferungen als Prozessschritt abbilden.
Wenn ein Prozessschritt eine Zulieferung von außen erfordert, etwa ein Zertifikat, ein Prüfprotokoll oder eine Freigabe, wird der Serviceportal-Vorgang direkt am betroffenen Prozessschritt verknüpft. Der Prozess wartet nicht auf eine E-Mail, sondern auf einen dokumentierten Nachweis.
Mehr zur Prozessmodellierung
Lieferanten-Compliance für Rechtsanforderungen nachweisen.
Wenn das Rechtskataster eine Anforderung an externe Partner identifiziert, zum Beispiel nach NIS2 oder ISO 27001, kann der Nachweis direkt über das Serviceportal eingeholt und dem Rechtskataster-Eintrag zugeordnet werden.
Mehr zum Rechtsregister
Prozesse gehören ins Managementsystem
SafetyEasy verbindet Prozessmodellierung, Dokumentenlenkung, Rechtsregister und Closed-Loop Compliance in einem geschlossenen System. Testen Sie SafetyEasy 7 Tage kostenlos oder sehen Sie sich die Preise an.
Keine Kreditkarte erforderlich.
Hosting in Deutschland.
BLUVIT GmbH nach ISO/IEC 27001 zertifiziert.